10 Etika Hadir Mesyuarat

Ada antara kita yang baru sahaja memasuki alam pekerjaan dan masih terlalu baru dengan persekitaran kerja yang perlu kerap kali hadir mesyuarat. Dan ada juga yang baru bertukar bidang kerjaya. Tanpa pengalaman, memang kita agak sukar bagi kita menyesuaikan diri. Tapi tidak salah jika kita banyakkan pembacaan untuk menambah ilmu dan persediaan diri. Menghadiri mesyuarat terdapat etika atau tatatertib yang perlu kita berikan sedikit perhatian, lebih lagi jika mesyuarat melibatkan para klien ataupun pihak atasan.

Berikut adalah etika yang seharusnya anda tahu dan ikuti keika menghadiri mesyuarat.

1) Maklumkan agenda mesyuarat kepada ahli-ahli terlibat

Sebelum pelaksanaan mesyuarat, agenda berkenaan mestilah dimaklumkan kepada kesemua ahli yang terlibat agar mereka boleh membuat segala persiapan yang diperlukan. Ini penting supaya mesyuarat berjalan lancar dan sesiapa yang terlibat tidak perlu memberi penjelasan yang terperinci tentang agenda lagi, sebaliknya boleh terus masuk perbincangan. Salah satu cara yang efektif adalah melalui e-mel atau whatsapp.

2)  Hadir awal

Kalau mesyuarat akan bermula jam 9 pagi, maka sebaik- baiknya datang 15 minit awal. Jangan sesekali mengamalkan janji Melayu, yang lewat daripada masa sepatutnya. Kalau ada sebarang masalah atau kecemasan yang tidak boleh dielakkan, maka beritahulah kepada setiausaha atau salah seorang ahli jawatankuasa untuk mulakan mesyuarat tanpa kehadiran anda.

Adalah penting untuk setiap individu untuk menetapi masa kerana ini salah satu tanda penghormatan antara satu sama lain. Dalam pada itu, sekiranya anda pula yang sentiasa menghadapi masalah kelewatan rakan sekerja dalam mesyuarat, maka adalah lebih produktif kalau isu-isu penting dibincangkan pada pertengahan dan bukannya pada awal permulaan mesyuarat.

3) Jangan sesekali menyampuk

Ketika mesyuarat dijalankan, berilah peluang individu tertentu untuk menghabiskan pembentangannya sebelum anda tujukan soalan. Jangan sesekali menyampuk atau memberi komen pada topik-topik tertentu sebelum penceramah selesai membentang apa yang disediakan.

Bila anda mengemukakan soalan pula, pastikan soalan tersebut masih dalam konteks perbincangan. Jangan terlalu ikut emosi dan bangkitkan perkara perkara yang langsung tiada kena mengena dengan topik yang sedang dibincangkan

4) Simpankan segala bahan elektronik

Simpanlah segala bahan elektronik yang tidak digunakan. Ini termasuklah komputer riba, telefon bimbit, tablet dan sebagainya. Jangan sesekali mencatatkan nota dengan komputer riba, kerana bunyi anda menaip amat mengganggu.

Untuk telefon pula, pergerakan jari anda memberi tanggapan bahawa anda tidak memberi perhatian dalam mesyuarat tersebut. Sekiranya anda menjangka akan menerima panggilan penting pada masa tertentu, beritahulah kepada ketua pengerusi mesyuarat terlebih dahulu, dan keluarlah dari bilik mesyuarat untuk menjawab panggilan tersebut.

5) Sentiasa tenang dan sabar

Kadang-kala mesyuarat berlanjutan dalam tempoh masa yang panjang. Janganlah membuat pergerakan seperti bermain dengan pen, memandang ke sana-sini, menepuk atau menggoyang kaki anda, dan sebagainya. Bahasa badan ini akan menyebabkan orang sekeliling anda rasa tidak selesa, dan ia memberi tanggapan yang anda mula rasa bosan. Sabarlah dan tunggu sehingga mesyuarat tamat

6) Mulakan dengan junior dulu

Ketika perbincangan dijalankan, jika ada cadangan yang hendak dikemukakan, pengerusi mesyuarat seharusnya memberi peluang pekerja paling rendah jawatan untuk bermula dahulu. Ini membuka peluang kepada kakitangan rendah menyuarakan cadangannya terlebih dahulu.

Jika perbincangan dimulakan dengan individu-individu yang berpangkat tinggi sahaja, maka golongan muda tidak akan berani menyuarakan pandangan masing-masing

7) Selesaikan sebarang konflik dengan segara

Disebabkan percanggahan pendapat, maka akan timbul konflik antara ahli-ali mesyuarat. Sekiranya berlaku situasi tegang, maka pengerusi perlu menghadapi dan menguruskan kesemua masalah dengan segera. Jangan abaikan atau ketepikan sebarang konflik yang timbul, tidak kira betapa kecil atau besarnya masalah tersebut.

8) Ketepikan masalah peribadi

Untuk individu yang mempunyai masalah peribadi antara satu sama lain, semasa mesyuarat, ketepikan segala perasaan marah antara satu sama lain. Perlu diingatkan bahawa objektif utama sebarang mesyuarat adalah untuk menyelesaikan masalah. Sekiranya timbul pertikaian, kawal emosi. Jangan terlalu sensitif dan melakukan sesuatu secara terburu-buru yang mungkin dikesali kelak.

9) Tidak makan minum dengan gelojoh

Sekiranya mesyuarat turut menyediakan hidangan ringan, ambil makanan dan minuman dengan perlahan. Elakkan sama sekali bunyi bunyi dari pinggan, sudu, cawan ataupun menghirup minuman dengan kuat sehingga mengeluarkan bunyi. Jangan mengambil makanan dengan tamak.

10. Sentiasa menjaga penggunaan bahasa

Penggunaan bahasa hendaklah sentiasa dijaga walau di mana jua berada lebih lebih berada dalam mesyuarat rasmi. Penggunaan bahasa yang tidak elok akan memberikan tanggapan tidak elok dan boleh menjadikan reputasi seseorang kelihatan berada di kelas yang tidak sepatutnya. Malahan ia juga membawa nama organisasi yang kita wakilkan.

- mingguan wanita - April 2013

*************************

Mama Yan pun dah lama tak masuk meeting,

Sejak dah ada ambil engineer di pejabat,

MY memang dah tak hadir mesyuarat lagi dah.

Kalau masuk meeting pun, jadi CCTV je.

Report meeting pun dah lama tak usik.

Dulu masa mula mula,

kami berdua aje suami isteri.

MY buat report, suami masuk mesyuarat.

Kadang kadang kalau suami ada urusan kat site,

MY yang pergi mesyuarat.

Lepas tu, Kalau mesyuarat teknikal projek,

Mesyuarat akan diadakan di tapak pembinaan.

Kami pun set up tempat nak meeting.

Sediakan meja kerusi...kipas... 

siap minum pagi, makan tengahari dan minum petang sekali.

Seronok pulak bila ingat masa tu...

Hahaha...

Ni meeting dalam banjir..

Korang ada?

~working is fun~